La Méthodologie est notamment cruciale dans la façon que nous avons d’aborder l’entrée en relation avec les nouveaux clients, car elle est soumise à une réglementation précise dictée par les autorités de Tutelles.
Il nous faut donc respecter ce process :
1ère étape : Entrée en relation
Présentation du cabinet : Remise et signature du Document d’entrée en relation (deux exemplaires dont un à conserver)
Cartographie des risques Tracfin (contrôle de l’identification et connaissance du client)
2ème étape : Présentation de la mission
Remise et signature d’une lettre de mission : Lettre de mission globale(deux exemplaires dont un à conserver)
Collecte des informations relatives à la connaissance du client : Recueil des informations relatives à la connaissance du client incluant le questionnaire patrimonial et le questionnaire de profil de risques
Présentation facultative d’un bilan patrimonial global (deux exemplaires dont un à conserver)
3ème étape : Présentation des préconisations
Remise et signature d’un rapport écrit :Rapport écrit CIF / Assurance / Immobilier (deux exemplaires dont un à conserver)
4ème étape : Mise en œuvre des préconisations
| CIF | – Service de réception et transmission d’ordres (Attention, ce service ne peut être proposé qu’après une mission de conseil)
Convention de RTO / Bordereau RTO pour une souscription(horodatage des ordres à conserver) – Remise des notices simplifiées DICI – Mise en place des mesures de vigilance Tracfin : Cartographie des risques – Collecte des informations Tracfin à destination des partenaires
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IOBSP | – Cartographie des risques Tracfin
– Collecte des informations Tracfin à destination des partenaires |
| Assurance | – Remise des informations préalables à la souscription d’un contrat d’assurance-vie : Document d’information préalable à la souscription d’un contrat d’assurance-vie
– Remise des notices simplifiées DICI – Cartographie des risques Tracfin – Collecte des informations Tracfin à destination des partenaires |
Immobilier | – Mise à jour des registres immobiliers
– Cartographie des risques Tracfin – Collecte des informations Tracfin à destination des partenaires |
5ème étape : Suivi
Suivi patrimonial inclus dans la lettre de mission globale
Service de réception et transmission d’ordres : Avenant à la convention RTO / Bordereau RTO (horodatage des ordres à conserver) + Cartographie des risques Tracfin
Arbitrage : Bordereau d’arbitrage incluant la justification de l’arbitrage (vérifier conformité au questionnaire de profil de risques)
Vérification des pièces collectées relatives au client et actualisation du Recueil des informations relatives à la connaissance du client
Formalisation de l’information au client (exemples : fiche de synthèse de rendez-vous, consolidation des comptes, etc.)
ORGANISATION DU CABINET
Le cabinet
Dénomination sociale : (forme juridique) (nom)
RCS de (ville) n° (xxxxxxx)
Gérant(s) : (nom et prénom)
Collaborateur(s) et fonction : (nom et prénom)
Adhérent de la Chambre Nationale des Conseils en Gestion de Patrimoine
Immatriculé à l’Orias sous le n° (xxxxxxxx) en qualité de :
– conseiller en investissements financiers
– courtier en assurance positionné en catégorie (b) / (c)
– (courtier) / (mandataire non exclusif) / (mandataire exclusif) / (mandataire d’intermédiaire) en opérations de banque et services de paiement
Cartes de démarchage délivrées à (nom et prénom)
Carte immobilière n° (xxxx) délivrée par la Préfecture de (ville)
Attestation immobilière n° (xxxx) délivrée par (xxx) valable jusqu’au (xxxx)
Attestation d’assurance RCP et de garanties financières n° (xxxxxxxxx) de la compagnie MMA-COVEA Risks, 19-21 allée de l’Europe, 92616 CLICHY CEDEX
Déclaration CNIL des fichiers clients n° (xxxx), du site internet n° (xxxx)
Affiche immobilière Avec compte séquestre / Sans compte séquestre
Registres immobiliers : registre des mandats, registre-répertoire, carnets de reçus et état spécial de mise en service des carnets de reçus (si plus d’un carnet en circulation)
Mentions obligatoires du Papier à en-tête et du site internet
Procédures internes
FSi le cabinet emploie des salariés, établir une organisation et une procédure interne adaptée
- CIF
Procédure CIF
Procédure interne d’exercice de la RTO
- Tracfin
Procédure Tracfin / Cartographie des risques
Correspondant Tracfin : (nom et prénom)
Déclarant Tracfin : (nom et prénom)
Responsable Tracfin : (nom et prénom)
(courriers à l’AMF, à l’ACPR et à Tracfin)
- Traitement des réclamations
Procédure de traitement des réclamations / Outil de suivi
Process pour le traitement d’une réclamation
- Conflits d’intérêts
Procédure de gestion des conflits d’intérêts
Cartographie des conflits d’intérêts / Registre des conflits d’intérêts
Formations
- en qualité de CIF : 7h/an de formation validées obligatoires
- en qualité d’adhérent de la CNCGP : effort de formation complémentaire de 18h/an
- Tracfin : diffusion de la procédure Tracfin auprès de l’ensemble des collaborateurs (fiche d’émargement), s’assurer de la formation des collaborateurs chaque année
Notes techniques disponibles sur le site de la CNCGP
Note sur la commercialisation des instruments financiers
Tableau récapitulatif sur la commercialisation des instruments financiers
Cartographie des rémunérations
Mémento CJA
Décharge pour les déclarations IR / ISF
Assurance : obligations d’information et de conseil
Guide des bonnes pratiques de l’arbitrage
Règles de décodification
Activité IOBSP
Comparatif : courtier et mandataire non exclusif
Modalités d’information des comptes clients
Responsabilité pénale du CGP
Investissements immobiliers : précautions à prendre
Les mandataires du cabinet
Exercice de l’activité de CGP à l’étranger
Liens utiles
www.cncgp.fr www.amf-france.org
www.orias.fr www.acpr.banque-france.fr
